В VisualDoc документы любого типа (документы Microsoft Office, исполняемые файлы, графические, музыкальные файлы) «прикрепляются» к карточкам каталогов, поддерживающим работу с документами. Каждая карточка может содержать любое количество документов и их версий.
При работе с документами в VisualDoc можно:
помещать документ в архив, прикрепив его к карточке;
открывать и изменять документы, хранящиеся в архиве, создавая их новые версии;
находить документы по реквизитам описывающих их карточек;
извлекать документы из архива, сохраняя в виде отдельного файла;
размещать в архиве документы из почтовых папок Outlook в диалоговом режиме;
организовывать потоковый прием документов из файловой или почтовой папки в автоматическом режиме;
удалять документы из архива.
Одним из самых перспективных качеств VisualDoc, безусловно, является возможность автоматического размещения документов в архиве как из файловой системы, так и непосредственно из почтового ящика. Данные источники настраиваются каждым пользователем индивидуально.
Одной из важных характеристик любой системы является простота и надежность ввода информации. И здесь VisualDoc предлагает следующее решение. Информация вводится пользователем в архив VisualDoc в виде удобных многоуровневых карточек, которые размещаются в каталогах.
Ввод реализован таким образом, чтобы максимально использовать уже существующую информацию, имеющую общий характер (в простейшем случае это могут быть справочники или классификаторы). Для этого предоставляются следующие возможности:
накопление информации в ссылочных каталогах;
механизм копирования и переноса информации через буфер обмена и механизм drag-and-drop;
выбор введенных ранее значений.